2002年7月の創業以来、主婦の就職支援事業をはじめ、活躍の機会を得られずに埋もれていた優秀な人材に働く機会を提供してきました。現在も主軸は変わらず、人材派遣、人材紹介を中心としながらも、時代に合わせた価値を創造すべく、現在はRPA領域にも進出し専門のエンジニアを採用してサービス提供を行っています。そしてビースタイルにかかわるすべての人と共に幸せになる理念達成の為に歩んでいます。
株式会社ビースタイルホールディングス
情報システムユニット
神谷 航様
メール誤送信防止サービスの導入を検討したきっかけは？
誤送信防止の機能というよりも添付ファイル自動暗号化機能の必要性を感じたことがきっかけです。弊社の業態として大量の個人情報を扱っており、なおかつPマークを取得しています。外部メール送信におけるセキュリティサービスは必要不可欠と考え、サービスの導入を検討していました。
実は以前、軽微な個人情報漏洩事故が起こったことがありました。幸い大事には至りませんでしたが、再発防止策として外部へメールを送信する時には添付ファイルにパスワードを設定する事が社内ルールとして定められました。
しかし、ルールを定めてもそれを社員に徹底させるのが難しく、管理者側で本当に徹底されているかどうかも追えない。かつ社員数が増えるにつれて事故の可能性は高まるため、社員に負担をかけることなく、メール誤送信防止と添付ファイル自動暗号化を同時に行ってくれる「メール誤送信防止サービス（PlayBackMail Online）」の導入を決めました。
メール誤送信防止サービスを入れてからの変化は？
期待通り、導入後はメール誤送信事故は大幅に減りました。添付ファイルの暗号化が徹底できたことはもちろん、TO/CC/BCCの指定間違いによる誤送信も防ぐことができるようになりました。これまでは複数の宛先へ一斉送信する際、本来BCCに指定すべき宛先メールアドレスを誤ってCCに入れてしまう、といったケースが発生していました。添付ファイル自動暗号化機能に加え、一定件数以上の外部アドレスが含まれる場合にBCC強制変換機能があったおかげで宛先メールアドレスの漏洩を防げたときは、このサービスを導入してよかったと感じました。
メール誤送信防止サービスはあって当たり前のような存在、
無くてはならないもの。
現在は送信保留機能、添付ファイル自動暗号化機能、そしてBCC強制変換機能を利用しています。システムによって添付ファイルが自動暗号化されることに加え、取消操作を行う必要がないメールは一時保留後に自動的に送信されるため、利用者がシステムを意識しなくて良いというのも大きなポイントの一つです。それだけ馴染んでいるというか、空気のようにあって当たり前の物になっています。添付ファイル暗号化方法の周知や、教育を簡略化できるという点でも工数削減に一役買っています。
今後について
現在利用している機能に加えて、新入社員などの一部従業員を対象とした上長承認機能の適用であったり、第三者PlayBack機能（TOやCCに入れた社内メンバーが送信者に代わって送信メールを取り消す機能）を活用し、よりセキュアな環境を実現していきたいと思います。
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